Klokkenluidersregeling

Ingevolge artikel 32 van de Verordening Accountantsorganisaties (VAO) dient Helder Controle B.V. te beschikken over een Klokkenluidersregeling. Art. 32 VAO luidt:

De accountantsorganisatie heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten de accountantsorganisatie en bij haar werkzame of aan haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de accountantsorganisatie aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door de accountantsorganisatie. De in het eerste lid bedoelde regeling wordt in elk geval op de website van de accountantsorganisatie geplaatst. In geval een accountantsorganisatie niet over een website beschikt, verspreidt zij deze regeling op een andere wijze binnen de accountantsorganisatie en stuurt zij deze regeling desgevraagd toe aan personen buiten de accountantsorganisatie.

Artikel 1 Definities

• Melder: degene die, al dan niet in dienst van Helder Controle B.V., werkzaamheden verricht voor Helder Controle B.V. en een Misstand onder deze regeling meldt;
• Helder Controle B.V.: Helder Controle B.V. en de tot het Netwerk behorende vennootschap Bloemendaal Ruigrok.;
• Vertrouwenspersoon: de externe Compliance Officer van Helder Controle B.V.;
• Het bestuur: het bestuur van Helder Controle B.V.;
• Een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot Helder Controle B.V. en/of haar medewerkers, in verband met:
  
  • een (dreigend) strafbaar feit;
  • een (dreigende) schending van wet- of regelgeving;
  • een (dreiging) van bewust onjuist informeren;
  • een (dreigende) schending van binnen Helder Controle B.V. geldende (gedrags-)regels of
  • (een dreiging van) het vernietigen of manipuleren van informatie over voornoemde feiten.

Artikel 2 Procedure

De melder meldt een misstand bij de vertrouwenspersoon, per post (ter attentie van de externe Compliance Officer). De melder kan gelijktijdig ook een melding doen aan zijn leidinggevende. De vertrouwenspersoon legt de melding vast en bevestigt binnen vijf werkdagen aan melder dat de melding is ontvangen. De vertrouwenspersoon stelt het bestuur direct op de hoogte van de melding, tenzij de misstand het bestuur zelf betreft (zie lid 5). De vertrouwenspersoon waarborgt te allen tijde de anonimiteit van de melder, tenzij de melder schriftelijk de vertrouwenspersoon van deze verplichting ontheft. Direct na ontvangst zal het bestuur een onderzoek naar de misstand (laten) starten. Indien de misstand een lid van het bestuur betreft zal de vertrouwenspersoon zelf een onderzoek naar de misstand (laten) starten.

Artikel 3 Termijnen

Binnen een periode van acht weken van het moment van registratie van de melding overeenkomstig artikel 2 lid 2, wordt de vertrouwenspersoon door of namens het bestuur schriftelijk op de hoogte gebracht van het standpunt van het bestuur omtrent de misstand evenals van de te nemen of reeds genomen maatregelen. Indien het niet mogelijk is om het standpunt binnen de in het eerste lid genoemde termijn te geven, zal het bestuur de vertrouwenspersoon hiervan tijdig in kennis stellen en de termijn noemen waarin alsnog een standpunt zal worden gegeven. In geval van artikel 2 lid 5 zal de vertrouwenspersoon zelf een standpunt (laten) formuleren. De vertrouwenspersoon stelt de melder direct van het standpunt op de hoogte.

Artikel 4 Rechtsbescherming

Het bestuur (of de vertrouwenspersoon) zorgt dat de melder die te goeder trouw en volgens onderhavige regeling een melding van een misstand heeft gedaan, op geen enkele wijze in zijn positie wordt benadeeld. Indien een melder de melding op andere wijze dan overeenkomstig onderhavige regeling heeft gedaan danwel rechtstreeks of via derden in de publiciteit brengt, kan hem dat mogelijk worden aangerekend.

Artikel 5 Werking en publicatie

Deze regeling treedt in werking per 1 oktober 2010. De regeling kan door het bestuur worden gewijzigd.

Helder Controle B.V.